Varaudu henkilöstötarpeisiin ennen kuin kiire yllättää

Tilauksia tulee odotettua enemmän, uusi projekti käynnistyy nopealla aikataululla tai avainhenkilö jää yllättäen pois. Silloin ei enää pohdita henkilöstösuunnittelua teoriassa. Ratkaistavana on käytännön kysymys: mistä löydetään oikeat tekijät riittävän nopeasti, jotta työ ei pysähdy?

Näemme näitä tilanteita asiakkaidemme arjessa jatkuvasti. Samalla olemme huomanneet, kuinka suuri merkitys on sillä, miten nopeasti yritys pystyy reagoimaan muutoksiin.

Vähemmän avoimia paikkoja ei tarkoita, että jokainen rekrytointi olisi helppo

Koko työmarkkinan suunta ja yksittäisen yrityksen henkilöstötarve voivat olla hyvin erilaiset. Kysyntä voi hiljentyä yleisesti samalla, kun yhdessä yrityksessä uusi projekti tai tilauspiikki vaatii nopeasti lisää osaajia.

Rekrytointivaikeudet siis helpottivat vuoden 2024 tasosta, mutta eivät poistuneet. Tilasto ei kerro, kuinka nopeasti juuri tiettyyn tehtävään löytyy sopiva tekijä. Siksi oman yrityksen osaamisvaatimukset, sesongit ja varahenkilöt kannattaa tuntea etukäteen.

Joustavuus ei tarkoita jatkuvaa kiirettä

Mitä tapahtuu, jos tilauksia tuleekin odotettua enemmän? Löytyvätkö tekijät nopeasti ilman, että nykyinen henkilöstö kuormittuu liikaa? Entä jos kysyntä hiljenee hetkeksi? Silloinkin olisi tärkeää pitää kiinni osaamisesta, sillä hyvien työntekijöiden menettäminen voi tulla kalliiksi myöhemmin.

Usein parhaiten pärjäävät yritykset, joilla on vaihtoehdot valmiina ennen kuin niitä tarvitaan. Monelle joustavuus tarkoittaa kiirettä tai jatkuvaa mukautumista. Todellisuudessa kyse on ennakoinnista.

Kun henkilöstötarpeita suunnitellaan etukäteen ja muutoksiin on varauduttu, yhden henkilön poissaoloon, uuteen projektiin tai yllättävään tilauspiikkiin on helpompi vastata. Parhaimmillaan joustavuus näkyy juuri siinä, ettei jatkuvasti tarvitse sammutella tulipaloja.

Kun tunnemme asiakkaan, emme aloita nollasta

Meidän työssämme tärkeintä ei ole se, kuinka nopeasti vastaamme puhelimeen silloin, kun on jo kiire. Tärkeämpää on se, että tunnemme asiakkaan toiminnan, työympäristön ja osaamistarpeet jo etukäteen.

Kun tiedämme, millaisia osaajia yrityksessä tarvitaan ja millaisissa tilanteissa henkilöstötarpeet yleensä muuttuvat, ratkaisuja ei tarvitse rakentaa kiireen keskellä tyhjästä.

Se näkyy asiakkaalle hyvin konkreettisesti. Kun tuotannossa tarvitaan nopeasti lisää tekijöitä, emme aloita tutustumista yritykseen nollasta. Kun rekrytointi tulee ajankohtaiseksi, aikaa ei kulu työympäristön, toimintatapojen tai osaamisvaatimusten selvittämiseen alusta asti. Mitä paremmin tunnemme asiakkaan, sitä paremmin pystymme auttamaan.

Näistä huomaat, että varautuminen toimii

Hyvä suunnitelma näkyy arjessa. Aloita seuraamalla muutamaa konkreettista asiaa yhdessä esihenkilöiden ja henkilöstön kanssa.

Sujuva aloitus

Tekijä aloittaa silloin, kun tarvitaan

Kirjaa, milloin tarve vahvistettiin ja milloin uusi tekijä aloitti. Jos väli venyy, selvitä missä odotus syntyy: osaajan löytämisessä, päätöksenteossa vai perehdytyksen järjestämisessä.

Täydet työvuorot

Työvuorot saadaan täytettyä ajoissa

Seuraa, kuinka usein sovittu henkilöstömäärä on koossa ennen työn alkua. Toistuvat viime hetken aukot kertovat, mihin varautumista kannattaa vahvistaa.

Hallittu kuormitus

Kiire ei jää saman porukan kannettavaksi

Katso ylityötuntien kehitystä ja kysy henkilöstöltä, miten kuormitus tuntuu. Pelkkä täytetty työvuorolista ei vielä kerro, että tiimi jaksaa.

Toimiva varautuminen

Poissaoloon on valmis vaihtoehto

Tarkista, mihin kriittisiin tehtäviin löytyy pätevä ja perehdytetty varahenkilö. Suunnitelma on käyttökelpoinen vasta, kun myös saatavuus ja vastuut on sovittu.

Vertaa kehitystä oman yrityksen aiempaan tilanteeseen ja samankaltaisiin tehtäviin. Nopeus on hyödyllinen mittari vain, jos myös osaaminen, perehdytys ja työn laatu ovat kunnossa.

Enemmän aikaa oman työn johtamiseen

Hyvin suunnitellun henkilöstöratkaisun tavoite on yksinkertainen: arki toimii sujuvammin. Esihenkilöiden aikaa vapautuu oman työn johtamiseen, toiminta ei ole yhtä riippuvainen yksittäisistä henkilöistä ja muutoksiin pystytään reagoimaan hallitummin.

Monesti suurin hyöty onkin se, että yrityksen oma väki voi keskittyä omaan työhönsä sen sijaan, että aikaa kuluu jatkuvaan resurssipulan ratkaisemiseen.

Markkinoiden muutoksia ei voi ennustaa täydellisesti. Niihin voi kuitenkin varautua. Meidän kokemuksemme mukaan parhaiten pärjäävät yritykset eivät ole niitä, jotka osaavat arvata tulevaisuuden tarkimmin. Ne ovat niitä, joilla on oikeat kumppanit, toimintamallit ja ihmiset valmiina silloin, kun tilanteet muuttuvat.

Kun sopivia osaajia löytyy ajoissa, on paremmat edellytykset pitää projektit aikataulussa, tuotanto käynnissä ja henkilöstön kuormitus hallinnassa. Lopulta kyse ei ole vain henkilöstöstä. Kyse on siitä, että asiakkaalle annetut lupaukset pystytään pitämään ja liiketoiminta pysyy liikkeessä myös silloin, kun suunnitelmat muuttuvat.