Yhden työntekijän poissaolo ei yleensä pysäytä tuotantoa tai logistiikkaa. Vuoro saadaan järjestettyä, työt hoituvat ja arki jatkuu. Todelliset kustannukset syntyvät kuitenkin usein näkymättömissä: esihenkilöiden työajan kuormittumisesta, jatkuvista ylityöjärjestelyistä, viivästyneistä tehtävistä ja henkilöstön kasvavasta kuormituksesta. Kun väliaikaisista ratkaisuista tulee pysyvä toimintatapa, henkilöstövaje alkaa näkyä suoraan yrityksen tehokkuudessa ja kannattavuudessa.
Mitä maksaa yksi täyttämätön vuoro?
Tuotannossa ja logistiikassa yhden työntekijän puuttuminen näyttää usein pieneltä ongelmalta, ja yleensä siitä myös selvitään järjestelemällä vuoro uudelleen. Joku vaihtaa työvuoroa tai joku toinen tekee vähän pidemmän päivän. Esihenkilö siirtää omia töitään myöhemmäksi ja paikkaa viime kädessä tilannetta. Tulipalo sammutettu. Ainakin tältä päivältä.
Näkymättömät kustannukset syntyvät muualla kuin työvuorolistassa
Henkilöstövajeesta syntyviä kustannuksia on joskus vaikea tunnistaa, koska ongelma saadaan yleensä siinä hetkessä ratkaistua. Työ ei pysähdy, tavara liikkuu ja tuotanto pyörii. Mutta tällaiseen paikkaamiseen liittyy paljon muutakin, mikä ei suoraan näy.
Yleensä esihenkilö joutuu näissä tilanteissa järjestelemään oman kalenterinsa uudelleen. Hän käyttää työaikaansa poissaolon paikkaamisen hoitamiseen. On etsittävä nopeasti tekijä ja järjesteltävä koko ketju uudelleen. Toisinaan hänen täytyy itse viime kädessä hoitaa vuoro, jolloin kaikki hänen oma työnsä siirtyy tulevaisuuteen. Se ei häviä.
Eli kaikki se työ, joka oli kalenteriin tälle kohdalle suunniteltu, siirtyy eteenpäin ja vaikuttaa aikansa tuleviin töihin. Se voi tarkoittaa esimerkiksi perehdytyksien uudelleenjärjestelyitä, raporttien teon siirtymistä, työvuorolistojen viivästymistä, ylitöiden teettämistä tai tekemistä jne. Lopullisen työn määrä ei vähene mihinkään. Työt saadaan kyllä tehtyä, mutta jonkun täytyy käyttää aikaa ja energiaa siihen, että täyttämätön vuoro saadaan paikattua. Se työ tehdään kaiken muun työn päälle.
Henkilöstövajeen todelliset kustannukset eivät yleensä näykään yhdessä poikkeustilanteessa,vaan ne syntyvät ajan myötä, kun sama tilanne toistuu.
Ylitöillä paikkaamisen todelliset kustannukset
Katsotaan esimerkiksi tilannetta, jossa yhtä työvuoroa paikataan aina ylitöillä. Ratkaisu toimii viikon tai ehkä kuukaudenkin. Mutta jossain kohtaa kustannukset alkavat huomaamatta kasvamaan.
Ylityöt lisäävät palkkakuluja. Esihenkilöiden työaikaa sitoutuu paikkaamiseen. Työkuorma jakautuu epätasaisesti. Pahimmillaan pitkittynyt kuormitus alkaa näkyä sairauspoissaoloina ja henkilöstön vaihtuvuutena.
Alun perin hyväksi tarkoitettu väliaikainen ratkaisu muuttuu tällä tavoin vähitellen pysyväksi toimintamalliksi ja kulueräksi, ilman, että kukaan edes oikein huomaa kustannusten kasvua.
Miten hyvä kumppani auttaa kustannussäästöissä?
Ulkopuolinen näkökulma on usein arvokkaampaa kuin äkkiseltään ajatellaan. Meillä kaikilla on tapana sokeutua omalle toiminnalle. Etenkin silloin, kun on paineita, toimitaan herkästi tutuksi todetulla tavalla. Tuttuus tuo turvaa, vaikka se ei olisi enään toimivin ratkaisu.
Kun henkilöstösuunnittelua tarkastelee päivittäin samasta näkökulmasta, tietyt toimintatavat muuttuvat helposti normaaliksi eikä niitä tule enään kyseenalaistettua.
Ulkopuolinen henkilöstöalan ammattilainen näkee tilanteen eri tavalla. Hän tunnistaa nopeasti, missä kohtaa resurssit kuormittuvat. Missä maksetaan jatkuvasti ylimääräistä. Missä rekrytoinnit venyvät liian pitkiksi. Ja missä yhden ongelman paikkaaminen aiheuttaa kolme uutta ongelmaa muualle organisaatioon. Monesti ensimmäinen ajatus kustannusten noustessa on henkilöstön vähentäminen tai uusien rekrytointien lykkääminen. Se on ymmärrettävää, koska henkilöstökulut näkyvät raporteilla selkeästi. Harvemmin pysähdytään kuitenkaan kysymään, syntyykö ylimääräinen kustannus henkilöstön määrästä vai siitä, miten henkilöstöä joudutaan käyttämään.
Jos samaa resurssivajetta paikataan kuukausikaupalla ylitöillä, vuorojärjestelyillä ja jatkuvalla kiireellä, ongelma ei välttämättä ole henkilöstön määrä. Ongelma voi olla siinä, että ratkaisu on jäänyt väliaikaiseksi liian pitkäksi aikaa.
Entä jos kuluerä ei ole siellä, missä sitä etsitään?
- Mitä jos ongelma ei olekaan henkilöstön määrä?
- Mitä jos ylimääräinen kustannus syntyy jatkuvasta paikkaamisesta?
- Mitä jos ylitöistä on tullut normaali toimintatapa?
- Mitä jos kustannusten karsiminen vain kasvattaa ongelmaa entisestään?
- Entä jos kukaan ei huomaa?
Henkilöstökuluja seurataan yleensä kyllä tarkasti, mutta harvempi laskee yhteen sitä aikaa, joka kuluu jatkuvaan paikkaamiseen, vuorojen järjestelyyn, ylityön koordinointiin ja tulipalojen sammuttamiseen. Nämä kustannukset eivät yleensä näy yhdellä rivillä raportissa. Mutta ne voivat muodostua yllättävän suuriksi.
Kun samaa toimintaa katsoo päivästä toiseen, tietyistä asioista tulee normaaleja. Ylityöt ovat normaaleja. Kiire on normaalia. Vuorojen järjestely on normaalia. Rekrytointien venyminen on normaalia.Ja juuri tässä piilee yksi henkilöstösuunnittelun suurimmista haasteista. Se, mikä näyttää ulkopuolisen silmissä ongelmalta, voi tuntua organisaation sisältä täysin tavalliselta arjelta. Jos tiettyä työvuoroa on paikattu kuukausikaupalla samalla tavalla, sitä ei välttämättä enää nähdä poikkeustilanteena, se on vain tapa, jolla asiat on totuttu hoitamaan.
Miksi ulkopuolinen näkee sen, mitä sisältä ei huomata?
Parhaimmillaan hyvä henkilöstökumppani auttaa tunnistamaan ennakkoon, missä vaiheessa henkilöstörakenne alkaa rajoittaa liiketoimintaa. Tällöin ei puhuta ainoastaan työntekijöiden hankkimisesta silloin, kun tarve on jo päällä, vaan siitä, että joku tarkastelee kokonaisuutta ulkopuolelta ja uskaltaa esittää oikeita kysymyksiä:
- Onko työvuorosuunnittelu kestävällä pohjalla?
- Onko ylitöistä tullut pysyvä ratkaisu väliaikaiseen ongelmaan?
- Onko rekrytointi riittävän nopeaa suhteessa liiketoiminnan tarpeisiin?
- Ollaanko ratkaisemassa oireita vai varsinaista ongelmaa?
Ja ennen kaikkea: käytetäänkö yrityksen resursseja tavalla, joka tukee liiketoimintaa myös pitkällä aikavälillä?
Tällöin keskustelu ei koske enää yksittäistä työntekijää, vaan se koskee tehokkuutta, se koskee kannattavuutta, ja se koskee sitä, miten yritys käyttää olemassa olevia resurssejaan mahdollisimman järkevästi.
Yksi täyttämätön vuoro ei yleensä ole ongelma. Ongelma on se, jos yksi poissaolo käynnistää ketjun, jossa samaa vuoroa joudutaan paikkaamaan seuraavat puoli vuotta. Silloin kyse ei enää ole yksittäisestä poissaolosta, vaan tavasta, jolla organisaatio ratkaisee henkilöstöhaasteensa.
Kaipaatko apua työvuorosuunnittelussa tai henkilöstöhallinnossa? Ota yhteyttä meihin niin autamme mielellämme.
